Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on investointi, joka voi tehostaa liiketoiminnan hallintaa merkittävästi. Mutta mistä ERP:n kustannukset muodostuvat, ja miten varmistat, että valitset budjettiisi sopivan järjestelmän? Tässä blogissa käymme läpi, mitä eri tekijöitä kannattaa huomioida ERP:n hintaa arvioidessa.
1. Käyttöönotto- ja lisenssikustannukset
ERP-järjestelmät hinnoitellaan usein joko kuukausi-/vuosimaksulla (SaaS, Software as a Service) tai kertamaksulla (on-premise-ratkaisut).
- Pilvipohjainen ERP: Yleensä kuukausimaksu käyttäjämäärän tai ominaisuuksien mukaan.
- Paikallinen (on-premise) ERP: Kertamaksu ohjelmistosta sekä mahdolliset päivitys- ja tukimaksut.
- Käyttöönoton kustannukset: Sisältävät järjestelmän asennuksen, konfiguroinnin ja koulutuksen.
Vinkki: Pilvipohjainen ERP on usein edullisempi alkuinvestoinniltaan, mutta pitkällä aikavälillä kuukausimaksut voivat kasvaa merkittäviksi.
2. Käyttäjämäärän vaikutus hintaan
Monet ERP-toimittajat hinnoittelevat järjestelmän käyttäjämäärän mukaan:
- Kiinteä kuukausihinta: Kaikki ominaisuudet yhdellä maksulla.
- Maksu per käyttäjä: Yleinen tapa SaaS-mallissa.
- Roolipohjainen hinnoittelu: Eri käyttäjäryhmillä voi olla eri hinnat (esim. hallinto vs. kenttätyöntekijät).
Vinkki: Arvioi tarkasti, kuinka monta aktiivista käyttäjää yrityksessäsi on ja tarvitsetko kaikille täyden käyttöoikeuden.
3. Ominaisuudet ja lisämoduulit
ERP-järjestelmät tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia, mutta kaikki eivät kuulu perushintaan. Lisämaksullisia moduuleja voivat olla:
- Varastonhallinta
- Projektinhallinta
- Sähköinen laskutus
- Integraatiot muihin ohjelmistoihin
- Analytiikka ja raportointi
Vinkki: Valitse vain ne ominaisuudet, joita yrityksesi todella tarvitsee, ja tarkista, mitkä sisältyvät perushintaan.
4. Integraatiot ja räätälöinnit
ERP:n pitää toimia yhdessä muiden järjestelmiesi kanssa. Jos tarvitset integraatioita esimerkiksi kirjanpitoon, työajanseurantaan tai asiakkuudenhallintaan, niistä voi syntyä lisäkustannuksia. Räätälöinnit voivat myös nostaa hintaa, jos valmisjärjestelmä ei täysin vastaa tarpeitasi.
Vinkki: Tarkista, mitä valmiita integraatioita järjestelmä tarjoaa, ja vältä tarpeettoman kalliita räätälöintejä.
5. Koulutus ja tuki
ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii usein koulutusta. Kustannuksia voi syntyä mm.:
- Peruskoulutuksesta käyttäjille
- Jatkokoulutuksesta uusille työntekijöille
- Asiakastuesta ja teknisestä tuesta
Vinkki: Valitse toimittaja, joka tarjoaa riittävän tuen ja selkeät ohjeistukset käyttöönottoon.
6. Ylläpito ja päivitykset
ERP-järjestelmien jatkuva kehitys tuo mukanaan päivityksiä, jotka voivat olla joko ilmaisia tai maksullisia. On-premise-ratkaisuissa päivityksistä voi joutua maksamaan erikseen, kun taas pilvipalveluissa ne sisältyvät usein kuukausimaksuun.
Vinkki: Tarkista, kuinka usein järjestelmä päivittyy ja kuuluvatko päivitykset hintaan.
Yhteenveto
ERP-järjestelmän hinta koostuu monesta eri tekijästä: käyttöönotosta, lisensseistä, käyttäjämäärästä, ominaisuuksista, integraatioista, koulutuksesta ja ylläpidosta. Ennen päätöstä kannattaa selvittää:
- Kokonaiskustannukset lyhyellä ja pitkällä aikavälillä
- Mitkä ominaisuudet ja palvelut sisältyvät hintaan
- Tarvitsetko räätälöintejä tai lisämoduuleja
- Kuinka paljon koulutukseen ja käyttöönottoon pitää varata aikaa ja rahaa
Kun vertailet eri vaihtoehtoja näiden tekijöiden pohjalta, löydät parhaiten yrityksellesi sopivan ERP-ratkaisun, joka vastaa sekä tarpeisiisi että budjettiisi.
Seuraavaksi voin kirjoittaa blogin aiheesta ”Pilvipohjainen vs. paikallinen ERP – Kumpi sopii liikkuvaan työhön?”. Mitä mieltä olet tästä kirjoituksesta?
