Liikkuvaa työtä tekevät yritykset, kuten LVI-, sähkö-, rakennus- ja kylmäalan yritykset, tarvitsevat toiminnanohjausjärjestelmän (ERP), joka tukee heidän arkeaan tehokkaasti. Perinteiset ERP-ratkaisut eivät aina sovellu liikkuvaan työhön, sillä ne eivät välttämättä mahdollista joustavaa tiedonhallintaa, reaaliaikaista seurantaa tai helppoa käyttöä kenttäolosuhteissa. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi tärkeimmät ominaisuudet, joita liikkuvan työn yrityksen ERP:ssä tulisi olla.
1. Mobiiliystävällisyys ja pilvipohjaisuus
Liikkuvassa työssä tiedon pitää olla saatavilla milloin ja missä tahansa.
- Pilvipohjainen ERP varmistaa, että työntekijät voivat käyttää järjestelmää mistä tahansa ilman fyysisiä palvelimia tai monimutkaisia etäyhteysratkaisuja.
- Mobiilioptimoitu käyttöliittymä takaa, että työntekijät voivat käyttää järjestelmää helposti puhelimella tai tabletilla.
- Offline-tila voi olla hyödyllinen alueilla, joilla verkkoyhteys on heikko – tiedot synkronoidaan automaattisesti, kun yhteys palautuu.
2. Työtilausten ja aikataulujen hallinta
Tehokas työtilausten hallinta on liikkuvan työn yrityksille elintärkeää.
- Helppo tilausten luonti ja jakelu: Toimistolla voidaan luoda ja ohjata työtilaukset suoraan kenttätyöntekijöille.
- Reaaliaikaiset päivitykset: Työntekijät voivat päivittää työn tilan heti paikan päällä, mikä parantaa läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.
- Kalenterin ja aikataulujen hallinta: ERP:n pitäisi tarjota selkeä näkymä työntekijöiden aikatauluihin ja mahdollistaa nopea uudelleenjärjestely tarpeen mukaan.
3. Varaston ja materiaalien hallinta
Kentällä työskentelevien yritysten on tärkeää tietää, mitä materiaaleja on käytettävissä ja missä ne sijaitsevat.
- Reaaliaikainen varastoseuranta auttaa estämään materiaalipuutteet ja turhat viivästykset.
- Helppo tuotteiden ja varaosien kirjaaminen kentällä suoraan mobiililaitteella tai viivakoodiskannauksella.
- Integrointi hankintajärjestelmään, jolloin materiaalitilaukset voidaan tehdä automaattisesti, kun varastotaso laskee tietyn rajan alle.
4. Asiakashallinta (CRM) ja dokumentointi
Kenttätyöntekijöiden on tärkeää päästä käsiksi asiakastietoihin nopeasti ja helposti.
- Asiakashistoria ja palveluhistoria: Kaikki aiemmat työt, muistiinpanot ja asiakkaan erityistoiveet löytyvät helposti.
- Dokumenttien ja kuvien liittäminen: Työntekijät voivat liittää työraportteihin kuvia, allekirjoituksia ja muita liitetiedostoja suoraan järjestelmässä.
- Yhteystietojen hallinta: Nopea pääsy asiakkaan yhteystietoihin ja mahdollisuus soittaa tai lähettää viesti suoraan ERP-järjestelmän kautta.
5. Laskutus ja maksujen hallinta
Automatisoitu laskutus nopeuttaa rahankiertoa ja vähentää manuaalista työtä.
- Työntekijät voivat kirjata työtunnit ja materiaalit suoraan ERP-järjestelmään, jolloin laskut voidaan luoda automaattisesti.
- Integraatio kirjanpitojärjestelmiin mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja vähentää päällekkäistä työtä.
- Verkkolaskutus ja maksulinkit helpottavat asiakkaiden maksamista ja parantavat kassavirtaa.
6. Reaaliaikainen raportointi ja analytiikka
Johtajien ja esimiesten on tärkeää saada ajantasaista tietoa yrityksen toiminnasta.
- Työtehtävien ja projektien etenemisen seuranta auttaa resursoinnissa ja työn tehokkuuden parantamisessa.
- Raportointi työajoista, kustannuksista ja tuottavuudesta auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.
- Mukautettavat raportit ja dashboardit, jotta jokainen yritys voi seurata itselleen tärkeimpiä mittareita.
7. Käyttäjäystävällisyys ja automaatiot
ERP:n pitää helpottaa työntekoa, ei vaikeuttaa sitä.
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä, jotta työntekijät voivat oppia järjestelmän nopeasti ilman laajaa koulutusta.
- Automatisoidut prosessit, kuten muistutukset, ilmoitukset ja tehtävien delegointi, vähentävät manuaalista työtä.
- Helppo integrointi muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito-, palkkahallinto- ja asiakaspalvelujärjestelmiin.
Yhteenveto
Liikkuvan työn yritysten ERP-järjestelmän on oltava mobiiliystävällinen, joustava ja helposti integroitava, jotta se tukee tehokasta työntekoa kentällä. Sen on mahdollistettava reaaliaikainen tiedonhallinta, sujuva työtilausten ja materiaalien seuranta sekä automatisoitu laskutus ja raportointi.
Jos yrityksesi kaipaa toiminnanohjausjärjestelmää, joka on suunniteltu erityisesti liikkuvan työn tarpeisiin, Wattia tarjoaa juuri näitä ominaisuuksia. Tutustu tarkemmin ja kokeile itse, miten ERP voi tehostaa yrityksesi toimintaa!
